مخبری کی پالیسی

مخبری کی پالیسی

خلاف ورزیوں کی ا طلاع دینے کی پالیسی

بینک الحبیب لمیٹڈ تمام ملازمین سے یہ توقع رکھتا ہے کہ وہ اپنے فرائض اور ذمہ داریوں کی ادائیگی میں کاروبار کے اعلیٰ معیارات اور ذاتی اخلاقیات کا خیال رکھیں۔اپنی ذمہ داریوں کو پورا کرتے وقت ایمانداری اور دیانت داری کو ضرور اپنائیں اور وقتاً فوقتاً جاری ہونے والے تمام قابلِ اطلاق قوانین، ضابطوں، پالیسیوں اور ہدایات کی تکمیل کریں۔

یہ پالیسی ایک ایسا طریقہئ کار قائم کرتی ہے جس کے تحت ملازمین اور بیرونی پارٹیز، بینک میں ہونے والی کسی بھی غیر اخلاقی، غیر قانونی، فریبی، نا مناسب یا غیر مجاز سرگرمی سے متعلق اپنی معلومات یا شکو ک و شبہات سے آگاہ کر سکتے ہیں۔اس پالیسی کو سنجیدہ اور حساس معاملات کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ملازمت سے متعلق شکایات سے اس کا کوئی تعلق نہیں، اُن شکا یات کو عام چینلز کے ذریعے درج کروا نا چاہئے۔اس کا تعلق کاروبار سے متعلق شکایات سے بھی نہیں ہے، اس طرح کی شکایات کو پرنسپل آفس، کراچی کے کسٹمر کمپلینٹ یونٹ کے ذریعے درج کروانا چاہئے۔

شکایات درج کروانے کے طریقہئ کار /کمیونیکیشن چینلز

• اطلاع دینا آپ کا فرض ہے

اگر کوئی ملازم یہ جانتا، یقین رکھتا ہے یا اس کو شبہ ہے کہ بینک کی کسی بھی ذیلی برانچ، برانچ یا آفس میں کوئی غیر اخلاقی، غیر قانونی، فریبی،

نامنا سب یا غیر مجاز سرگرمیاں (جو کہ یہاں آگے ”خلاف ورزیاں“ کہلائی جائیں گی)بشمول بینک کے ضابطہئ اخلاق کی خلاف ورزیاں کی جارہی ہیں تو اس کا فرض ہے کہ وہ اس پالیسی کے مطابق ایسی خلاف ورزیوں یا مشتبہ خلاف ورزیوں کے بارے میں آگاہ کرے۔ ان خلاف ورزیوں کی اطلاع نہ کرنے کی صورت میں، یہ نظم و ضبط کے حوالے سے ایک سنگین جرم قرار دیا جائے گا۔

بیرونی پارٹیز جیسے شیئر ہولڈرز،وینڈرز، کسٹمرز، وغیرہ کو بھی چاہئے کہ بینک کے ساتھ معاملات کے دوران دیکھی گئی کسی بھی قسم کی خلاف ورزیوں کے بارے میں اس پالیسی کے مطابق اطلاع دیں۔

• اطلاع کہاں دی جائے

بینک کی طرف سے آزادانہ گفتگو کی اجازت ہے، جس کے تحت ملازمین اپنی پریشانیاں اور شکوک و شبہات اپنے متعلقہ سپر وائزر کو بتا سکتے ہیں۔ تاہم، اگر کوئی شخص اپنے متعلقہ سپر وائزر سے بات کر نے میں مطمئن نہیں ہے یا وہ سپروائزر کے جواب سے مطمئن نہیں یا اسے شک ہے کہ سپر وائزر اس خلاف ورزی میں ملوث ہے تو وہ پرنسپل آفس، کراچی کے فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) کو معاملے کے بارے میں فوراً مطلع کرے۔

فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) کے متعلقہ آفیسرز کے نام، ٹیلیفون نمبرز اور ای میل ایڈریسز، وقتاً فوقتاً جاری کردہ ہدایاتی سرکیولرز کے ذریعے بتا ئے جائیں گے۔ ملازمین، یہ اطلاع کسی شخص کو زبانی طور پر یا ٹیلیفون پر یا ای میل یا خط کے ذریعے تحریر ی طور پر دے سکتے ہیں۔

صارفین یا دیگر بیرونی پارٹیز جن کے بینک کے ساتھ معاملات یا کاروبار ہو ں وہ مذکورہ بالا طریقے سے اپنی پریشانیاں یا خلاف ورزیوں کی اطلاع اپنے متعلقہ سپروائزر کو یا متعلقہ زونل آفس یا بینک کے پرنسپل آفس پرمتعلقہ ڈیویژنل /ڈپارٹمنٹل ہیڈ کو دیں۔ اگر وہ موصول ہونے والے جواب سے مطمئن نہیں ہیں تو پرنسپل آفس، کراچی میں فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) کو معاملے سے مطلع کریں۔

• اطلاع میں کیامعلومات فراہم کی جائیں

  آپ کی اطلاع میں معقول /حسب ِ ضرورت معلومات فراہم کی گئی ہوں تاکہ اطمینان بخش تفتیش کی جاسکے۔ کم سے کم، مندرجہ ذیل معلومات اس میں شامل ہوں:

  • اطلاع دینے والے ملازم /پارٹی کا نام اور رابطے کا نمبر۔
  • خلاف ورزی کی نوعیت کی مناسب و معقول تفصیل تاکہ اطمینان بخش تفتیش کی جاسکے۔
  • اُ ن ملازمین اور دیگر افراد کے نام جو خلاف ورزی میں ملوث ہیں یا مشکوک ہیں۔

 

شکایت کے حل کا طریقہئ کار

اس پالیسی کے مطابق تمام موصول اطلاعات کی تفتیش فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) فوری طور پر کرے گا اور فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) کے ہیڈ کی طرف سے چیف ایگزیکٹو کو مناسب اصلاحی کارروائی کرنے کی ہدایت دی جائے گی، اگر تفتیش کی طرف سے اختیار ہو۔مزید یہ کہ، معاملے کی مکمل تفتیش کے لیے اطلاع دینے والے ملازم /پارٹی کے ساتھ ایک حتمی بات چیت کی جائے گی۔

رازداری

خلاف ورزیوں یا مشتبہ خلاف ورزیوں کی اطلاعات کو خفیہ رکھا جائے گا تاکہ ایک معقول تفتیش کی جاسکے۔

نیک نیتی کی غرض سے اطلاع دینے والے ملازمین اور بیرونی پارٹیز کی شناخت کو بھی خفیہ رکھا جائے گا، اور اگر کوئی ان کی شناخت کو ظاہر کردیتا ہے تو نظم و ضبط کے حوالے سے ایک سنگین جرم قرار دیا جائے گا۔

اطلاع دینے والے ملازمین / بیرونی پارٹیز کا تحفظ

ملازمین / بیرونی پارٹیز، جنھوں نے نیک نیتی سے خلاف ورزی یا مشتبہ خلاف ورزی کی اطلاع دی،اُن کوہراساں، انتقامی یا ملازمت /کاروبار سے متعلق نقصان دہ نتائج کے خلاف مکمل تحفظ فراہم کیا جائے گا۔مزید یہ کہ،کوئی بھی آفیسر جو ان ملازمین کے خلاف انتقامی کارروائی کرتا ہے یا ان کو نقصان پہنچاتا ہے، اس کے خلاف نظم و ضبط کی کارروائی کی جائے گی۔

وہ ملازمین اور بیرونی پارٹیز جن کی اطلاعات سے خلاف ورزی کی ابتدائی تفتیش میں ہی نتائج سامنے آجائیں یا متوقع نقصان کا بچاؤ ہوجائے، انھیں بینک کی طرف سے شکریہ /تعریفی خط موصول ہوگا۔ان ملازمین کو سالانہ کارکردگی کے جائزے کے وقت واجب معاوضہ بھی دیا جائے گا۔

نیک نیتی پر عمل /دانستہ طور پر دی گئی غلط اطلاعات کے خلاف کارروائی

ملازمین اور بیرونی پارٹیز کو چاہئے کہ وہ کسی فرد یا بینک کے لیے ارادی طور پر غلط اطلاع دیئے بغیر، صرف نیک نیتی کی بنیاد پر خلاف ورزی کی اطلاع دیں اور ان کے پاس قابل ِ یقین معقول جواز یا شبہ ہو کہ خلاف ورزی ہو ئی ہے ورنہ اطلاع دینے والا ملازم /پارٹی، خلاف ورزی کو ثابت نہیں کر پائیں گے۔ دانستہ طور پر غلط اطلاعات دینے والے ملازم /پارٹی کے خلاف نظم و ضبط /قانونی کارروائی کی جائے گی۔

اطلاع دینے کے لیے مطلوبہ دستاویزات

پرنسپل آفس، کراچی میں موجود فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) اس بات کا ذمہ دار ہے کہ وہ اس پالیسی کے تحت عملے کے ممبران یا بیرونی پارٹیز کی طرف سے جمع کروائی گئی”مخبری“ کی اطلاعات کی تفتیش کرے۔ فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) ایک خود مختار یونٹ ہے جو براہ راست چیف ایگزیکٹو کو رپورٹ کرتا ہے۔ فراڈ انویسٹی گیشن یونٹ (FIU) موصول کردہ اطلاعات کا سہ ماہی خلاصہ جمع کروائے گا اور اُس پر بورڈ کی آڈٹ کمیٹی کارروائی کر ے گی۔